케이터링 주문을 처음 하시는 분들이나 더 완벽한 행사를 원하시는 분들을 위해 케이터링 주문 체크리스트를 준비했습니다.
다양한 관공서, 대학, 종합병원 등의 기관 행사를 진행하며 정리한 노하우를 모두 담았습니다.
기본 정보 체크리스트
1단계 : 행사 개요 확정
- 행사날짜및 시간 : 시작 및 세팅 완료 시간, 철거 및 정리 시간
- 참석 인원수 : 확정인원 + 여분 10% 고려
- 행사 성격 : 희의, 세미나, 워크숍, 송년회 등
- 행사 장소 : 실내/실외, 주소, 주차 가능 여부, 엘리베이터 유무
- 행사 진행 시간 : 다과 제공 시점 확인, 다과의 변형 및 온도 확인
2단계: 예산 및 메뉴 선택
- 총 예산 범위 설정
- 1인당 예산 계산 : 총 예산/ 인원수
- 메뉴 선호도 파악 : 달콤 vs 담백
- 알레르기 유무 확인 : 견과류, 유제품 등
- 식이제한사항 확인
메뉴 구성 체크리스트
3단계 : 메뉴 밸런스 확인
[달콤한 디저트류]
- 에그타르트/호두타르트 : 모든 연령층 선호
- 휘낭시에 : 고급스러운 프랑스 디저트
- 타르트 : 계절과일 활용, 시각적 임팩트
- 쿠키 : 다양한 모양과 맛 가능
- 양갱 : 전통적이면서 깔끔한 모양과 맛
[가벼운 식사류]
- 샌드위치 : 든든하고 실용적, 건강한 옵션이 가능
- 치즈꽂이 : 와인이나 음료와 좋은 궁함
- 카프레제 : 이탈리안 핑거푸드
- 유부초밥, 미니 쌈밥
[음료]
- 커피 :
- 차류 : 얼그레이, 허브, 전통차
- 에이드 : 블루레몬, 자몽, 오렌지, 자몽, 딸기, 청포도, 오미자
- 아이스티 : 복숭아, 레몬, 망고
- 주스 : 오렌지, 사과, 포도, 자몽, 청포도
- 전통음료 : 식혜, 수정과
[메뉴 구성의 황금비율]
- 달콤한 것 60%: 짭짤한 것 40%
- 따뜻한 메뉴 70% : 차가운 메뉴 30% (계절에 따라 상이)
공간 연출 체크리스트
4단계 : 분위기 연출 계획
[계절테마 선택]
- 봄 : 벚꽃 풍경 테마_ 핑크 & 화이트
- 여름 : 시원한 그린 테마_화이트 & 그린 & 민트
- 가을 : 따뜻한 감성 우드 테마_버건디 & 우드
- 겨울 : 화이트 엘레강스 테마_ 실버 & 화이트
[공간 정보 확인]
- 태이블 개수 및 크기
- 의자 배치 형태
- 전기 콘센트 위치 : 커피포트, 챠핑디쉬등
- 자연광 여부 : 플라워 배치및 온도에 영향
- 에어컨/난방 시설 : 음식 보관에 중요
일정 관리 체크리스트
5단계 : 시간 계획표
행사 1개월 전
- 케이터링 업체 선정 및 상담
- 메뉴 및 테마 확정
- 견적 사항 체크
행사 1주일 전
- 최종 인원수 확정
- 현장 세팅 시간 조율
행사 전날
- 날씨 확인(실외 행사의 경우)
- 담당자 연락처 재확인
- 현장 접근 경로및 주차 확인
행사 당일
- 세팅 시간 2시간 전 도착
- 음식 신선도 최종 체크
- 플라워 연출 완성도 확인
비용 관련 체크리스트
6단계 : 예산 관리
[기본 비용]
- 메뉴비 : 1인당 x 인원수
- 배송비 : 거리에 따라 차등
[추가 옵션]
- 대여용품 (접시, 컵, 냅킨, 테이블, 의자등)
- 서빙 스태프 : 필요시 추가 인력
- 음향 장비 : 배경음악등
- 포토죤 설치 : 기념사진용
[할인 혜택 확인]
- 조기 예약 할인(1 개월 전 예약 시)
- 단골 고객 할인(재주문 시)
- 대량 주문 할인 (50인 이상)
- 계절 프로모션 (시즌별 특가)
의사소통 체크리스트
7단계 : 원활한 소통을 위한 확인사항
[담당자 정보]
- 주문자 연락처 : 2개 이상 확보
- 현장 담당자 : 행사 당일 연락 가능한 분
- 비상 연락처 : 담당자 부재 시
- 결제 담당자 : 세금계산서 발행 관련
[특별 요청 사항]
- 세팅 완료 시간 : 행사 시작 전 여유시간
- 정리 시간 : 행사 종료 후 수거 시점
- 포장 요청 : 남은 음식 개별 포장 여부
- 세금계산서 : 발행 방법및 수령 방법
행사 유형별 특별 체크리스트
관공서 행사
- 공식적이고 품격있는 연출
- 전통차 포함
- 과하지 않고 차분한 색상의 플라워 연출
- 세금계산서 정확한 발행
대학교/연구소 행사
- 모던하고 세련된 분위기
- 다양한 연령층을 위한 메뉴 구성
- 국제적 감각의 플라워 연출
- 늦은 시간 행사 대비 든든한 메뉴 + 카페인 음료
병원 행사
- 깔끔하고 위생적인 연출
- 담백하고 부담 없는 메뉴
- 차분한 색상
- 개별 포장 가능한 메뉴 위주
마지막 체크 포인트
- 모든 참석자가 만족할 수 있는 메뉴 구성인가?
- 행사 분위기에 어울리는 테마와 연출인가?
- 예산 내에서 최고의 퀼리티를 제공받는가?
- 비상 상황에 대한 대응책이 준비되어 있는가?